ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มได้กำหนดให้ธุรกิจขายสินค้า ธุรกิจให้บริการ และการนำเข้าสินค้าโดยผู้นำเข้าจะต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งจะต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มในอัตราร้อยละ 7 โดยจะต้องมีรายรับตั้งแต่ 1,800,000 บาทต่อปี เมื่อจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มก็จะเป็นผู้ประกอบการที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มซึ่งมีหน้าที่ในการยื่นแบบและชำระภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี) ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป โดยการนำภาษีขายหักออกจากภาษีซื้อในแต่ละเดือน หลักฐานที่สำคัญในการยื่นแบบเพื่อชำระภาษีมูลค่าเพิ่มก็คือ “ใบกำกับภาษี” ซึ่งเป็นเอกสารที่สำคัญที่สุดในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มที่กรมสรรพากรจะเข้มงวดในการตรวจสอบ เนื่องจากเป็นหลักฐานในการยื่นภาษีขายและภาษีซื้อในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ในการจัดทำใบกำกับภาษีผู้ประกอบการจดทะเบียนจะต้องจัดทำใบกำกับภาษีทันทีที่จุดความรับผิด (Tax Point) เกิดขึ้น และส่งมอบใบกำกับภาษีให้กับผู้ซื้อหรือผู้รับบริการในกรณีที่กิจการขายสินค้า จุดความรับผิดเกิดขึ้นเมื่อมีการส่งมอบสินค้า เมื่อออกใบกำกับภาษีหรือได้รับเงินบางส่วนหรือทั้งหมด แล้วแต่อย่างใดจะเกิดขึ้นก่อนสำหรับกิจการให้บริการ จุดความรับผิดเกิดขึ้นเมื่อได้รับชำระเงินหรือเมื่อออกใบกำกับภาษี แล้วแต่อย่างใดจะเกิดขึ้นก่อน ดังนั้นเมื่อจุดความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น ผู้ประกอบการจะต้องมีหน้าที่ปฏิบัติดังนี้
1. จะต้องออกใบกำกับภาษีและส่งมอบให้กับผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ
2. จะต้องจัดทำรายงานภาษีขายภายใน 3 วันทำการนับจากวันที่ในใบกำกับภาษี
3. จะต้องยื่นแบบภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) และชำระภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี)
ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)
เป็นเอกสารสำคัญในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งผู้ประกอบการจดทะเบียนในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องจัดทำใบกำกับภาษีและสำเนาใบกำกับภาษีสำหรับการขายสินค้าหรือการให้บริการทุกครั้ง และต้องจัดทำในทันทีที่ความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น ในกรณีของการขายสินค้า ผู้ประกอบการมีหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษีพร้อมทั้งส่งมอบใบกำกับภาษีให้กับผู้ซื้อในทันทีที่มีการส่งมอบสินค้าให้กับผู้ซื้อ แต่ในกรณีของการให้บริการ ผู้ประกอบการมีหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษีต่อเมื่อได้รับชำระราคาค่าบริการ พร้อมทั้งส่งมอบใบกำกับภาษีนั้นแก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ ใบกำกับภาษีต้องจัดทำอย่างน้อย 2 ฉบับ ต้นฉบับส่งมอบให้กับผู้ซื้อ ส่วนสำเนาผู้ประกอบการต้องเก็บรักษาไว้เพื่อเป็นหลักฐานประกอบการลงรายงานภาษีขายตามมาตรา 87/3 ในการออกใบกำกับภาษีจะต้องออกเป็นรายสถานประกอบการ เว้นแต่อธิบดีกรมสรรพากรจะกำหนดเป็นอย่างอื่น
สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียนที่เป็นผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการและผู้นำเข้าต้องเรียกใบกำกับภาษีจากผู้ประกอบการจดทะเบียนอื่นซึ่งเป็นผู้ขายสินค้าหรือให้บริการเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มที่ต้องชำระ
“ใบกำกับภาษี” ยังหมายความรวมถึง ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ ใบเสร็จรับเงินที่ส่วนราชการออกให้ในการขายทอดตลาด หรือขายโดยวิธีอื่นตามมาตรา 83/5 และใบเสร็จรับเงินของกรมสรรพากร กรมศุลกากร หรือกรมสรรพสามิต ทั้งนี้เฉพาะส่วนที่เป็นภาษีมูลค่าเพิ่ม (ประมวลรัษฎากร มาตรา 77/1 (22))
ผู้มีหน้าที่ออกใบกำกับภาษี
ผู้ที่มีหน้าที่ออกใบกำกับภาษีตามประมวลรัษฎากรได้กำหนดให้เฉพาะผู้ประกอบการจดทะเบียนที่เสียภาษีมูลค่าเพิ่มในอัตราร้อยละ 0 หรือร้อยละ 7 เท่านั้น ซึ่งมีหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษีให้กับผู้ซื้อ สำหรับกิจการที่ได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม และกิจการที่เสียภาษีธุรกิจเฉพาะไม่มีสิทธิออกใบกำกับภาษีให้กับผู้ซื้อแต่อย่างใด ตามมาตรา 86/1 ห้ามมิให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนต่อไปนี้ออกใบกำกับภาษี
1. ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่อยู่นอกราชอาณาจักร และได้ให้ตัวแทนของตนออกใบกำกับภาษีแทนตนตามมาตรา 86/2
2. ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ทรัพย์สินถูกนำออกขายทอดตลาดหรือขายโดยวิธีอื่นโดยบุคคลอื่นตามมาตรา 83/5
3. ผู้ประกอบการจดทะเบียนตามที่กำหนดโดยพระราชกฤษฎีกาที่ออกตามมาตรา 83/6 (3)
ประเภทของใบกำกับภาษี และผู้มีสิทธิออกในกรณีต่างๆ
ผู้ประกอบการจดทะเบียนในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นผู้ประกอบการที่มีสิทธิออกใบกำกับภาษี ซึ่งใบกำกับภาษีมีทั้งประเภทที่เป็นแบบเต็มรูปและแบบย่อรวมทั้งใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ ตลอดจนใบเสร็จรับเงินค่าภาษีมูลค่าเพิ่มที่ส่วนราชการเป็นผู้ออก ผู้ประกอบการจดทะเบียนจะมีสิทธิออกใบกำกับภาษีแบบใดขึ้นอยู่กับลักษณะของการประกอบกิจการดังนี้
1. ใบกำกับภาษีเต็มรูป
ผู้ประกอบการจดทะเบียนโดยทั่วไปต้องออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ซึ่งจะมีข้อความคล้ายกับใบส่งของหรือใบเสร็จรับเงิน ผู้ประกอบการจึงอาจปรับปรุงใบส่งของหรือใบเสร็จรับเงินให้เป็นใบกำกับภาษีในฉบับเดียวกันได้ กล่าวคือในกรณีขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ ผู้ประกอบการอาจใช้ใบส่งของและใบกำกับภาษีให้อยู่ในฉบับเดียวกัน แล้วออกเอกสารให้กับผู้ซื้อเพียง 1 ฉบับ สำหรับกรณีของการขายสินค้าเป็นเงินสดหรือกรณีของการให้บริการ เมื่อรับชำระค่าสินค้าหรือบริการผู้ประกอบการก็อาจปรับปรุงใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีเพื่อใช้เป็นฉบับเดียวกันได้
ใบกำกับภาษีเต็มรูปตามาตรา 86/4 ต้องมีรายการครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนดคือ
1) คำว่า “ใบกำกับภาษี”
2) เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขาย
3) ชื่อ ที่อยู่ของผู้ขาย
4) ชื่อ ที่อยู่ของผู้ซื้อ
5) เลขที่ เล่มที่ (ถ้ามี) ของใบกำกับภาษี
6) วัน เดือน ปีที่ออกใบกำกับภาษี
7) ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และราคาของสินค้าหรือบริการ
8) จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มโดยให้แยกออกจากราคาของสินค้าหรือบริการให้ชัดแจ้ง
รายการในใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/4 และ 86/6 ให้ทำเป็นภาษาไทยเป็นหน่วยเงินตราไทย และใช้ตัวเลขไทยหรืออารบิก ผู้ประกอบการจดทะเบียนซึ่งจัดทำรายการในใบกำกับภาษีเป็นภาษาอังกฤษ และเป็นหน่วยเงินตราไทยตามมาตรา 86/4 และมาตรา 86/6 ให้ถือว่าได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรเว้นแต่ในกิจการบางประเภทที่มีความจำเป็นต้องทำเป็นภาษาต่างประเทศอื่นที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษหรือเป็นหน่วยเงินตราต่างประเทศให้กระทำได้ แต่จะต้องได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ฉบับที่ 92 ข้อ 2. ข้อ 3. และข้อ 4.
ในกรณีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนประสงค์จะจัดทำรายการในใบกำกับภาษีเป็นภาษาต่างประเทศที่มิใช่ภาษาอังกฤษ หรือหน่วยเงินตราต่างประเทศ ยื่นคำขออนุมัติต่ออธิบดีกรมสรรพากร ก่อนจัดทำรายการในใบกำกับภาษีเป็นภาษาต่างประเทศหรือหน่วยเงินตราต่างประเทศ โดยให้ยื่นตามแบบที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด ดังนี้
1. ในกรณีผู้ประกอบการจดทะเบียนมีสถานประกอบการตั้งอยู่ในเขตกรุงเทพมหานคร ให้ยื่นคำขออนุมัติต่ออธิบดีกรมสรรพากรผ่านสรรพากรเขตพื้นที่ที่สถานประกอบการตั้งอยู่
2. ในกรณีผู้ประกอบการจดทะเบียนมีสถานประกอบการตั้งอยู่ในเขตจังหวัดอื่นให้ยื่นคำขออนุมัติต่ออธิบดีกรมสรรพากรผ่านสรรพากรจังหวัดที่สถานประกอบการตั้งอยู่ ณ ที่ว่าการอำเภอท้องที่ที่สถานประกอบการตั้งอยู่
ถ้าผู้ประกอบการจดทะเบียนมีสถานประกอบการหลายแห่ง ให้ยื่นคำขออนุมัติต่ออธิบดีกรมสรรพากรผ่านสรรพากรเขตพื้นที่ หรือสรรพากรจังหวัดที่สถานประกอบการที่เป็นสำนักงานใหญ่ตั้งอยู่แล้วแต่กรณี ผู้ประกอบการจดทะเบียนจะจัดทำรายการในใบกำกับภาษีเป็นภาษาต่างประเทศที่มิใช่ภาษาอังกฤษหรือหน่วยเงินตราต่างประเทศได้จะต้องได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรก่อน โดยใบกำกับภาษีที่ขออนุมัติจัดทำเป็นภาษาต่างประเทศหรือหน่วยเงินตราต่างประเทศนั้นจะต้องมีรายการอย่างน้อยตามมาตรา 86/4
การจัดทำรายการในใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/4 หรือใบกำกับภาษีอย่างย่อตามมาตรา 86/6 ผู้ประกอบการจดทะเบียนจะจัดทำเป็นภาษาอังกฤษก็ได้โดยให้ถือว่าได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรแล้ว ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรให้ใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินเพื่อออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ รายการในใบกำกับภาษีอย่างย่อที่ออกโดยใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงิน ผู้ประกอบการจดทะเบียนจะจัดทำเป็นภาษาอังกฤษก็ได้ โดยให้ถือว่าได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรแล้ว
ในการออกใบกำกับภาษีเต็มรูปให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ ผู้ประกอบการจดทะเบียนจะต้องออกใบกำกับภาษีทุกครั้งที่จุดความรับผิดเกิดขึ้น กรณีการขายสินค้า จุดความรับผิดเกิดขึ้นเมื่อมีการส่งมอบสินค้า ในกรณีให้บริการจุดความรับผิดเกิดขึ้นเมื่อได้รับเงิน ดังนั้นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องออกใบกำกับภาษีทันทีที่จุดความรับผิดเกิดขึ้น ยกเว้นผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ขายสินค้าชนิดและประเภทเดียวกันให้แก่ผู้ซื้อสินค้ารายหนึ่งรายใดเป็นจำนวนหลายครั้งใน 1 วันทำการ ผู้ประกอบการจดทะเบียนสามารถจัดทำใบกำกับภาษีรวมเพียงครั้งเดียวใน 1 วันทำการสำหรับผู้ซื้อสินค้ารายนั้นได้
ใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/5
ใบกำกับภาษีเต็มรูปนอกจากมาตรา 86/4 แล้ว ยังมีใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/5 ซึ่งผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ต้องจัดทำใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/5 แห่งประมวลรัษฎากร เฉพาะที่มีลักษณะแบบเต็มรูป จะต้องจัดทำใบกำกับภาษีและสำเนา โดยส่งมอบต้นฉบับใบกำกับภาษีให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการและเก็บรักษาสำเนาใบกำกับภาษีเพื่อการลงรายงานภาษีขายตามมาตรา 87 (1) ใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/5 อธิบดีกรมสรรพากรอาจกำหนดให้มีรายการเป็นอย่างอื่นได้ดังนี้
1) ใบกำกับภาษีของสินค้าหรือบริการเฉพาะอย่างตามมาตรา 79/1
2) ใบกำกับภาษีของยาสูบตามมาตรา 79/5 หรือน้ำมันดิบและผลิตภัณฑ์น้ำมันตามมาตรา 79/6
3) ใบกำกับภาษีที่อธิบดีอนุมัติให้ทำเป็นภาษาต่างประเทศ หรือเป็นหน่วยเงินตราต่างประเทศตามมาตรา 86/4 วรรคสอง
4) ใบกำกับภาษีของสินค้าหรือบริการอื่นตามที่กำหนดในกฎกระทรวง
เมื่อผู้ประกอบที่มีสิทธิออกใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/5 จะต้องมีรายการอย่างน้อยในใบกำกับภาษีดังต่อไปนี้
1) ใบกำกับภาษีของการขายสินค้าโดยการส่งออกตามมาตรา 86/5 (1) แห่งประมวลรัษฎากร ให้มีรายการเช่นเดียวกันกับใบกำกับสินค้าซึ่งผู้ส่งออกได้ออกเป็นปกติตามประเพณีทางการค้าระหว่างประเทศ โดยไม่ต้องมีรายการครบถ้วนตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร
2) ใบกำกับภาษีของการให้บริการที่กระทำในราชอาณาจักรและได้มีการใช้บริการนั้นในต่างประเทศตามมาตรา 80/1 (2) แห่งประมวลรัษฎากร ให้มีรายการเช่นเดียวกันกับใบแจ้งหนี้หรืออินวอยซ์ซึ่งผู้ให้บริการได้ออกเป็นปกติตามประเพณีทางการค้าระหว่างประเทศ โดยไม่ต้องมีรายการครบถ้วนตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร
3) ใบกำกับภาษีของการให้บริการขนส่งสินค้าระหว่างประเทศโดยอากาศยานตามมาตรา 86/5 (1) ให้มีรายการเช่นเดียวกับแอร์เวย์บิลหรือเฮาส์แอร์เวย์บิลที่ผู้ขนส่งหรือตัวแทนรับขนส่งได้ออกเป็นปกติตามประเพณีทางการค้าระหว่างประเทศ โดยไม่ต้องมีรายการครบถ้วนตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร
4) ใบกำกับภาษีของการขายน้ำมันดิบและผลิตภัณฑ์น้ำมันตามมาตรา 86/5 (2) แห่งประมวลรัษฎากร ต้องมีรายการอย่างน้อยตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร แต่ให้ระบุชื่อ ชนิด และประเภทของน้ำมันดิบและผลิตภัณฑ์น้ำมันเป็นภาษาอังกฤษได้ และต้องกำหนดช่องราคาขายปลีกไว้ในใบกำกับภาษีด้วย
5) ใบกำกับภาษีของการขายยาสูบตามประเภทและชนิดที่อธิบดีกำหนดโดยอนุมัติรัฐมนตรีตามมาตรา 86/5 (2) แห่งประมวลรัษฎากร ต้องมีรายการอย่างน้อยตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร แต่ให้ระบุชื่อ ชนิด ประเภท ของยาสูบเป็นภาษาอังกฤษได้ และต้องกำหนดช่องราคาขายปลีกหักด้วยจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งคำนวณตามอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่รวมอยู่ในจำนวนเต็มของราคาขายปลีกไว้ในใบกำกับภาษีด้วย
ผู้ประกอบการที่ไม่มีสิทธิออกใบกำกับภาษี
1. ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่อยู่นอกราชอาณาจักร และได้ให้ตัวแทนของตนออกใบกำกับภาษีแทน
2. ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ทรัพย์สินถูกนำออกขายทอดตลาดหรือขายโดยวิธีอื่นโดยบุคคลอื่น
3. ผู้ประกอบการจดทะเบียนตามที่กำหนดโดยพระราชกฤษฎีกาที่ออกตามมาตรา 83/6 (3)