ตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 89) เรื่อง กำหนดแบบ หลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขเกี่ยวกับการจัดทำรายงาน การลงรายการในรายงาน การเก็บใบกำกับภาษี และเอกสารหลักฐานอื่นที่ใช้ประกอบการลงรายงานภาษีซื้อตามมาตรา 87 และมาตรา 87/3 วรรคสอง แห่งประมวลรัษฎากร โดยให้ยกเลิกประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 22) เรื่อง กำหนดแบบ หลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขเกี่ยวกับการจัดทำรายงาน การลงรายการในรายงาน การเก็บใบกำกับภาษี และเอกสารหลักฐานอื่นที่ใช้ประกอบการลงรายงานภาษีซื้อตามมาตรา 87 และมาตรา 87/3 วรรคสอง แห่งประมวลรัษฎากร ลงวันที่ 27 ธันวาคม พ.ศ. 2534 ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมโดยประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 72) เรื่อง กำหนดแบบ หลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขเกี่ยวกับการจัดทำรายงาน การลงรายการในรายงาน การเก็บใบกำกับภาษี และเอกสารหลักฐานอื่นที่ใช้ประกอบการลงรายงานภาษีซื้อตามมาตรา 87 และมาตรา 87/3 วรรคสอง แห่งประมวลรัษฎากร ลงวันที่ 27 สิงหาคม พ.ศ.2539 ประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับมูลค่าเพิ่ม ฉบับที่ 89 มีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 1 พฤษภาคม 2542 เป็นต้นไป สรุปรายละเอียดที่สำคัญได้ดังนี้
1. ให้จัดทำรายงานภาษีขาย รายงานภาษีซื้อ จัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ โดยต้องมีรายการและข้อความอย่างน้อยตามแบบที่กฎหมายกำหนด
2. ผู้ประกอบการจดทะเบียนสามารถแยกรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยแยกออกเป็นแต่ละแผนกของสินค้าหรือบริการ หรือแยกออกเป็นแต่ละประเภท ชนิดขนาด หรือในลักษณะทำนองเดียวกันของสินค้าหรือบริการก็ได้ สามารถแยกทุกประเภทรายงาน หรือแยกเฉพาะรายงานดังกล่าวบางรายงานก็ได้
3. กรณีผู้ประกอบการจดทะเบียนมีสถานประกอบการหลายแห่ง ให้จัดทำรายงานเป็นรายสถานประกอบการ ทั้งนี้ไม่ว่าผู้ประกอบการจดทะเบียนดังกล่าว จะได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรให้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีและชำระภาษีมูลค่าเพิ่มรวมกันหรือไม่ก็ตาม
4. กรณีผู้ประกอบการจดทะเบียนมีสถานประกอบการที่ขายสินค้าหรือให้บริการเป็นประจำอยู่แล้ว แต่มีหน่วยขายที่มีลักษณะเป็นร้านค้าย่อย หรือร้านค้าประเภทคอนเทนเนอร์ หรือร้านค้าที่มีลักษณะทำนองเดียวกัน ซึ่งสามารถเคลื่อนย้ายได้ไม่ว่าจะมีล้อเลื่อนหรือไม่ เพื่อขายสินค้าในสถานที่ต่างๆ ที่เห็นได้ชัดเจนว่าเป็นการชั่วคราว เช่น งานนิทรรศการ หรืองานมหกรรม หรือที่ชุมชน หรือตามสถานที่ต่างๆ ในช่วงระยะเวลาสั้นๆ โดยมิได้ใช้สถานที่หนึ่งที่ใดเป็นสถานที่ขายสินค้าเป็นประจำ ให้จัดทำรายงานภาษีซื้อ รายงานสินค้าและวัตถุดิบ โดยไม่ต้องแยกตามหน่วยขายก็ได้ แต่ให้จัดทำรายงานภาษีขายโดยแยกออกเป็นแต่ละหน่วยขายต่างหากจากกัน
5. การลงรายการในรายงานภาษีซื้อให้ดำเนินการ ดังนี้
(1) ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนจัดเก็บใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/4 หรือใบกำกับภาษี ตามมาตรา 86/5 เฉพาะที่มีลักษณะเป็นใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปใบเสร็จรับเงินของกรมสรรพากร ใบเสร็จรับเงินของกรมศุลการกร ใบเสร็จรับเงินของกรมสรรพสามิต และเอกสารหลักฐานอื่นประกอบการลงรายงานภาษีซื้อแยกต่างหากจากเอกสารหลักฐานอื่น โดยให้ถือปฏิบัติดังต่อไปนี้
(ก) แยกเป็นรายเดือนภาษีที่ลงรายการในรายงานภาษีซื้อ
(ข) เรียงตามลำดับใบกำกับภาษีที่ได้รับ
(ค) ให้เลขที่กำกับใบสำคัญดังกล่าวเรียงขึ้นใหม่ทางด้านบนขวาของใบสำคัญนั้นๆ
(2) ให้ลงรายการตามมูลค่าสินค้าหรือบริการและจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มซึ่งเกิดจากใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/4 หรือใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/5 เพราะที่มีลักษณะเป็นใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป เป็นรายใบกำกับภาษี โดยให้ลงรายการเรียงตามลำดับใบกำกับภาษีที่ได้รับโดยไม่คำนึงว่า ใบกำกับภาษีนั้นจะลง วัน เดือน ปีใด แต่การลงรายการในช่องวัน เดือน ปีของใบกำกับภาษี ให้ลง วัน เดือน ปีตามที่ระบุไว้ในใบกำกับภาษี และให้ลงรายการภายใน 3 วันทำการนับแต่วันที่ได้รับใบกำกับภาษี เว้นแต่ภาษีซื้อที่มิได้นำไปหักในการคำนวณภาษีในเดือนภาษีเพราะมีเหตุจำเป็น ซึ่งผู้ประกอบการจดทะเบียนยังคงมีสิทธินำไปหักในการคำนวณภาษีในเดือนภาษีหลังจากนั้นได้ ให้ลงรายการในเดือนภาษีที่นำไปถือเป็นภาษีซื้อได้ซึ่งผู้ประกอบการจดทะเบียนจะลงรายการวันหนึ่งวันใดในเดือนภาษีนั้นก็ได้ โดยต้องจัดเรียงเอกสารรวมกับใบกำกับภาษีของเดือนภาษีที่ถือเป็นภาษีซื้อ
(3) กรณีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนได้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อนำเข้าสินค้า และได้รับใบเสร็จรับเงินจากกรมศุลกากร ให้ลงรายการตามมูลค่าสินค้าและจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มตามหลักฐานใบเสร็จรับเงินของกรมศุลกากร และให้ลงรายการโดยปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขตาม (2)
(4) กรณีผู้ประกอบการจดทะเบียนจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือค่าบริการให้แก่ผู้ประกอบการที่อยู่นอกราชอาณาจักร โดยผู้ประกอบการจดทะเบียนดังกล่าวมีหน้าที่นำส่งเงินภาษีมูลค่าเพิ่มที่ผู้ประกอบการที่อยู่นอกราชอาณาจักรมีหน้าที่เสียภาษีมาตรา 83/6 ให้ลงรายการตามมูลค่าสินค้าหรือบริการและจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มตามหลักฐานใบเสร็จรับเงินของกรมสรรพากร และให้ลงรายการโดยปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขตาม (2)
(5) ให้ลงรายการตามใบกำกับภาษีตาม (2) และใบเสร็จรับเงินตาม (3) หรือ (4) เฉพาะรายการภาษีซื้อที่มีสิทธินำไปหักในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 82/3 แห่งประมวลรัษฎากรเท่านั้น
(6) ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ประกอบกิจการทั้งประเภทที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มและประเภทที่ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม และผู้ประกอบการจดทะเบียนได้นำสินค้าหรือบริการที่ได้มาหรือได้รับมา ในการประกอบกิจการของตนไปใช้หรือจะใช้ในกิจการทั้งสองประเภท ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนเฉลี่ยภาษีซื้อที่นำมาหักออกจากภาษีขายตามหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขตามมาตรา 82/6 และให้ลงรายการดังต่อไปนี้
(ก) ลงรายการตามมูลค่าทั้งหมดของสินค้าหรือบริการ และ
(ข) ลงรายการตามมูลค่าสินค้าหรือบริการและจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่มีสิทธินำไปหักออกจากภาษีขายตามมาตรา 82/3
การลงรายการในรายงานตาม (ก) และ (ข) ผู้ประกอบการจดทะเบียนสามารถเพิ่มช่องรายการในรายงานภาษีซื้อ หรือแยกรายงานภาษีซื้อออกเป็น 2 รายงานก็ได้ โดยรายงานหนึ่งให้ลงรายการตามใบกำกับภาษีที่มีสิทธินำไปหักในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มได้ทั้งหมด และอีกรายงานหนึ่งให้ลงรายการตามใบกำกับภาษีตาม (ก) และ (ข)
(7) กรณีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนได้รับใบเพิ่มหนี้ตามมาตรา 82/9 หรือใบลดหนี้ตามมาตรา 82/10 ให้ลงรายการตามมูลค่าสินค้าหรือบริการและจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ถูกเรียกเก็บหรือได้รับคืน ซึ่งเกิดจากใบเพิ่มหนี้ตามมาตรา 86/9 หรือใบลดหนี้ตามมาตรา 86/10 เป็นรายใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ และให้ลงรายการภายใน 3 วันทำการนับแต่วันที่ได้รับใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้ แล้วแต่กรณี
ผู้ประกอบการจดทะเบียนสามารถจัดทำรายงานภาษีซื้อซึ่งลงรายการเฉพาะรายการตามใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้อีก 1 รายงานก็ได้
6) การลงรายการในรายงานภาษีขาย รายงานภาษีซื้อ รายงานสินค้าและวัตถุดิบตามมาตรา 87 แห่งประมวลรัษฎากร ให้เขียนด้วยหมึก หรือใช้วิธีพิมพ์หรือจัดทำด้วยระบบคอมพิวเตอร์ และจะลงรายการเป็นภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษก็ได้ การลงรายการโดยใช้วิธีพิมพ์หมายความถึง การพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีด การพิมพ์ด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์สำเร็จรูปสเปรดชีต (Spreadsheet) เช่น LOTUS หรือ EXCEL หรือโปรแกรมสำเร็จรูปที่มีลักษณะทำนองเดียวกัน การลงรายการโดยการจัดทำด้วยระบบคอมพิวเตอร์ คุณสมบัติของซอฟต์แวร์ สำหรับการลงรายการในรายงานด้วยระบบคอมพิวเตอร์จะต้องเป็นไปตามมาตรฐานซอฟต์แวร์ชนิด ก. ข. ค. หรือ ง. ที่อธิบดีกรมสรรพากรได้กำหนดไว้