ใบกำกับภาษีอย่างย่อ

ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีสิทธิออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ ได้แก่ ผู้ขายปลีก เช่น กิจการแผงลอย ขายของชำ ขายยา จำหน่ายน้ำมัน ห้างสรรพสินค้า จำหน่ายอาหาร โรงแรม ตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ฉบับที่ 32 ได้กำหนดลักษณะและเงื่อนไขของการประกอบกิจการขายสินค้าในลักษณะขายปลีกหรือประกอบกิจการให้บริการในลักษณะบริการรายย่อยแก่บุคคลจำนวนมากให้เป็นกิจการค้าปลีก ซึ่งกิจการค้าปลีกต้องมีลักษณะและหรือเงื่อนไขดังต่อไปนี้

1. เป็นการขายสินค้าที่ผู้ขายทราบโดยชัดแจ้งว่า เป็นการขายให้แก่ผู้บริโภคโดยตรง และได้ขายในปริมาณซึ่งตามปกติวิสัยของผู้บริโภคนั้นจะนำสินค้าไปบริโภคหรือใช้สอยโดยมิได้มีวัตถุประสงค์ที่จะนำไปขายต่อไป เช่น การขายของ กิจการแผงลอย กิจการขายของชำ กิจการขายยา กิจการจำหน่ายน้ำมัน กิจการห้างสรรพสินค้า ทั้งนี้เฉพาะในการขายสินค้าที่เป็นไปตามลักษณะและ/หรือเงื่อนไขดังกล่าวข้างต้น

2. การให้บริการในลักษณะบริการรายย่อยแก่บุคคลจำนวนมาก เช่น การให้บริการของกิจการภัตตาคาร กิจการโรงแรม กิจการซ่อมแซมทุกชนิด กิจการโรงภาพยนตร์ กิจการสถานบริการน้ำมัน และกิจการขายประกันภัยบุคคลที่ 3 (พ.ร.บ.) เป็นต้น

กิจการภัตตาคาร ได้แก่ กิจการขายอาหารหรือเครื่องดื่มไม่ว่าชนิดใดๆ รวมทั้งกิจการรับจ้างปรุงอาหารหรือเครื่องดื่ม ทั้งนี้ไม่ว่าในหรือนอกสถานที่ซึ่งจัดไว้ให้ประชาชนเข้าไปบริโภคได้

3. ผู้ประกอบการดังกล่าวต้องจัดทำใบกำกับภาษีและสำเนาใบกำกับภาษี ซึ่งมีรายการครบถ้วนตามมาตรา 86/4 สำหรับการขายสินค้าหรือการให้บริการทุกครั้งที่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการเรียกร้อง พร้อมกับส่งมอบใบกำกับภาษีดังกล่าวให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ

ใบกำกับภาษีอย่างย่อต้องมีรายการตามที่กฎหมายกำหนดดังนี้
1) คำว่า “ใบกำกับภาษีอย่างย่อ”
2) ชื่อหรือชื่อย่อของผู้ขาย
3) เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขาย
4) เลขที่ เล่มที่ (ถ้ามี) ของใบกำกับภาษี
5) ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ
6) วัน เดือน ปีที่ออกใบกำกับภาษี
7) ราคาของสินค้าหรือบริการที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยต้องมีข้อความระบุชัดเจนว่า ราคาได้รวมภาษีมูลค่าเพิ่มไว้แล้ว

แบบพิมพ์ใบกำกับภาษีอย่างย่อจะออกโดยวิธีการเขียนขึ้นจากแบบฟอร์มที่พิมพ์จากโรงพิมพ์ก็ได้ หรือจะออกโดยใช้คูปองที่พิมพ์จากโรงพิมพ์ก็ได้ หรือจะใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินซึ่งได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรออกก็ได้ ในการกรอกรายการในใบกำกับภาษีอย่างย่อจะแตกต่างจากใบกำกับภาษีเต็มรูปคือ

ก. ไม่ต้องแสดงที่อยู่ของผู้ขายสินค้าหรือบริการ
ข. ไม่ต้องแสดงชื่อ ที่อยู่ของผู้ซื้อสินค้าหรือบริการ
ค. ชื่อ ชนิด หรือประเภทของสินค้าจะออกเป็นรหัสก็ได้
ง. จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มให้รวมอยู่ในมูลค่าของสินค้าหรือบริการ โดยต้องหมายเหตุว่า “ราคาได้รวมภาษีแล้ว” อย่างไรก็ดีผู้ประกอบการอาจจะแสดงราคาสินค้ากับจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มแยกออกจากกันก็ได้

ผู้ประกอบการที่ได้รับใบกำกับภาษีอย่างย่อจะนำไปใช้เป็นหลักฐานในการขอหักภาษีซื้อไม่ได้ หากผู้ซื้อร้องขอใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปเพื่อนำไปเป็นหลักฐานในการหักภาษีซื้อ ผู้ประกอบการต้องออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปให้กับผู้ซื้อทันที

3. ใบกำกับภาษีที่ออกโดยเครื่องบันทึกการเก็บเงิน (Cash Register)
ผู้ประกอบการที่มีสิทธิออกใบกำกับภาษีอย่างย่อจะใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินเพื่อการออกใบกำกับภาษีอย่างย่อก็ได้โดยให้ยื่นคำขออนุมัติต่ออธิบดีกรมสรรพากรก่อน ผู้ประกอบการสามารถจัดทำเป็นภาษาอังกฤษไม่ว่าทั้งหมดหรือบางส่วน ซึ่งกรมสรรพากรอนุโลมให้กระทำได้โดยให้ถือว่าได้รับอนุมัติจากกรมสรรพากรแล้ว ผู้ประกอบการที่ได้รับใบกำกับภาษีอย่างย่อด้วยเครื่องบันทึกการเก็บเงินจะนำไปใช้เป็นหลักฐานในการขอหักภาษีซื้อไม่ได้ หากผู้ซื้อร้องขอใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปเพื่อนำไปเป็นหลักฐานในการหักภาษีซื้อ ผู้ประกอบการต้องออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปให้กับผู้ซื้อทันที ใบกำกับภาษีที่ออกโดยเครื่องบันทึกการเก็บเงินอย่างน้อยต้องมีรายการดังนี้
1) คำว่า “ใบกำกับภาษีอย่างย่อ” หรือคำว่า “TAX INV (ABB)” หรือคำว่า “TAX INVOICE (ABB)”
2) ชื่อ หรือชื่อย่อของผู้ขาย ทั้งนี้ต้องเป็นชื่อย่อมิใช่อักษรย่อ
3) เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขาย
4) วัน เดือน ปีที่ออกใบกำกับภาษี
5) หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี
6) ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ
7) ราคาสินค้าหรือค่าบริการ โดยระบุข้อความให้ชัดเจนว่าได้รวมภาษีมูลค่าเพิ่มไว้แล้ว
8) เลขรหัสประจำเครื่องบันทึกการเก็บเงิน

การใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนซึ่งประกอบกิจการค้าปลีกตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากรได้กำหนดลักษณะ เงื่อนไขของการประกอบกิจการขายปลีกหรือให้บริการในลักษณะบริการรายย่อยแก่บุคคลจำนวนมากให้เป็นกิจการค้าปลีก มีความประสงค์จะใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินเพื่อออกใบกำกับภาษีอย่างย่อยื่นคำขออนุมัติใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินต่ออธิบดีกรมสรรพากรคำขออนุมัติให้ยื่นตามแบบที่ได้กำหนด โดยจะต้องแนบเอกสารและรายการดังต่อไปนี้พร้อมกับคำขออนุมัติ

1. คุณสมบัติโดยย่อของเครื่องบันทึกการเก็บเงิน
2. รายละเอียดรุ่น ยี่ห้อ หมายเลขประจำเครื่อง (Serial Number) และจำนวนเครื่องบันทึกการเก็บเงินที่ขออนุมัติ
3. แผนผังแสดงตำแหน่งการวางเครื่องบันทึกการเก็บเงิน
4. ในกรณีที่มีการต่อเชื่อมเครื่องบันทึกการเก็บเงินเข้ากับอุปกรณ์คอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อื่น ให้แสดงแผนผังระบบการต่อเชื่อมดังกล่าวด้วย
5. ตัวอย่างใบกำกับภาษีอย่างย่อ และตัวอย่างรายงานการขายสินค้าหรือการให้บริการประจำวันที่ออกด้วยเครื่องบันทึกการเก็บเงิน
4. ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) ใบเพิ่มหนี้ถือเป็นใบกำกับภาษีอย่างหนึ่งที่ผู้ประกอบการจะต้องออกให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือบริการ ในกรณีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนได้ขายสินค้าหรือให้บริการโดยได้นำภาษีขายจากการประกอบกิจการไปรวมคำนวณเพื่อเสียภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว

5. ใบลดหนี้ (credit Note)
ใบลดหนี้ถือเป็นใบกำกับภาษีอย่างหนึ่งที่ผู้ประกอบการจะต้องออกให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือบริการ ในกรณีที่ผู้ประกอบการได้ขายสินค้าหรือให้บริการโดยได้นำภาษีขายจากการประกอบกิจการดังกล่าวไปรวมคำนวณเพื่อเสียภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว

การยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิม แล้วออกฉบับใหม่
ผู้ประกอบการมีหน้าที่ตรวจสอบว่า ใบกำกับภาษีที่ตนได้รับมามีรายการครบถ้วนถูกต้องตามที่กล่าวแล้วข้างต้นหรือไม่ หากพบว่าใบกำกับภาษีดังกล่าวมีรายการไม่ครบถ้วนถูกต้อง ผู้ประกอบการจดทะเบียนต้องขอให้ผู้ออกใบกำกับภาษียกเลิกและออกฉบับใหม่ที่ถูกต้องแทนก่อนที่จะนำไปคำนวณหักเป็นภาษีซื้อการยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิมแล้วออกฉบับใหม่ให้กระทำดังนี้
1. เรียกคืนใบกำกับภาษีฉบับเดิมและนำมาประทับตราว่า “ยกเลิก” หรือ ขีดฆ่า แล้วเก็บรวมไว้กับสำเนาใบกำกับภาษีฉบับเดิม
2. จัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่ซึ่งเป็นเลขที่ใหม่ แต่จะต้องลงวัน เดือน ปี ให้ตรงกับวัน เดือน ปี ตามใบกำกับภาษีฉบับเดิม
3. หมายเหตุไว้ในใบกำกับภาษีฉบับใหม่ว่า “เป็นการยกเลิกและออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่แทนฉบับเดิมเลขที่… เล่มที่…” แล้วหมายเหตุการยกเลิกใบกำกับภาษีไว้ในรายงานภาษีขายของเดือนภาษีที่จัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่ด้วย
4. ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ร้องขอให้ยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิมและจัดทำฉบับใหม่ที่ถูกต้องจะต้องถ่ายเอกสารใบกำกับภาษีฉบับเดิมที่ขอยกเลิกติดเรื่องไว้

ในกรณีที่จัดทำใบกำกับภาษีด้วยระบบคอมพิวเตอร์ซึ่งมีระบบซอฟแวร์ในรบบงานจัดทำใบกำกับภาษี บันทึกเข้าระบบบัญชีแยกประเภทโดยอัตโนมัติ ถ้าระบบซอฟต์แวร์ดังกล่าวไม่สามารถระบุวัน เดือน ปีในใบกำกับภาษีฉบับใหม่ให้ตรงกับวัน เดือน ปีตามใบกำกับภาษีฉบับเดิม ให้ปฏิบัติดังนี้

ก. จัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่โดยรายการดังต่อไปนี้ ได้จัดทำขึ้นโดยตีพิมพ์ซึ่งทำรายการอื่นตามมาตรา 86/4 จะตีพิมพ์ ประทับด้วยตรายาง เขียนด้วยหมึกพิมพ์ดีด ระบบคอมพิวเตอร์ หรือทำให้ปรากฏขึ้นด้วยวิธีการอื่นใดในลักษณะทำนองเดียวกันก็ได้

1. คำว่า “ใบกำกับภาษี”
2. ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่จัดทำใบกำกับภาษี
3. คำว่า “เอกสารออกเป็นชุด”
ข. จัดทำใบกำกับภาษีฉบับใหม่โดยรายการตาม ก. ข้อ 1. 2. และ 3. ทั้งสามรายการหรือเพียงรายการหนึ่งรายการใดได้จัดทำขึ้นด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งทำให้รายการอื่นๆ ตามมาตรา 86/4 จะต้องตีพิมพ์หรือจัดทำขึ้นด้วยระบบคอมพิวเตอร์เท่านั้น

การเก็บรักษาใบกำกับภาษี
การจัดเก็บใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/4 หรือใบกำกับภาษีตามมาตรา 86/5 เฉพาะที่มีลักษณะเป็นใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ใบเสร็จรับเงินของกรมสรรพากรใบเสร็จรับเงินของกรมศุลกากร ใบเสร็จรับเงินของกรมสรรพสามิต และเอกสารหลักฐานอื่นประกอบการลงรายงานภาษีซื้อ ให้เก็บเรียงตามลำดับและตรงตามรายการในรายงานพร้อมทั้งให้เก็บรักษาสำเนาใบกำกับภาษีไว้ ณ สถานประกอบการที่จัดทำใบกำกับภาษีไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันที่ทำรายงาน ใบกำกับภาษีและเอกสารหลักฐานอื่นประกอบการลงรายงานภาษีซื้อตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ฉบับที่ 89 ให้จัดเก็บดังนี้
1) แยกเป็นรายเดือนภาษีที่ลงรายการในรายงานภาษีซื้อ
2) เรียงตามลำดับใบกำกับภาษีที่ได้รับ
3) ให้เลขที่กำกับใบสำคัญดังกล่าวเรียงขึ้นใหม่ทางด้านบนขวาของใบสำคัญนั้นๆ