สิ่งที่พบข้อผิดพลาดอยู่บ่อยๆ ก็คือ วันที่จ่ายเงินกับวันที่ที่ผู้มีหน้าที่ต้องหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายจะต้องเป็นวันที่เท่าใด เดือนอะไร และจะต้องนำส่งภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายวันใด ดังนั้น วัน เดือน ที่จ่ายเงินเกี่ยวกับภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายให้ถือเกณฑ์ดังนี้
1. กรณีจ่ายเป็นเงินสด ผู้จ่ายเงินได้พึงประเมินมีหน้าที่ต้องหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายทันทีที่จ่ายเงินสดนั้น เช่น
1.1 บริษัท ก. จำกัด จ่ายเงินเดือน ค่าจ้างสำหรับเดือนตุลาคม 2566 ให้แก่พนักงานเป็นเงินสดในวันที่ 30 ตุลาคม 2566 ให้คำนวณหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย ทันทีที่จ่ายเงินได้ในวันที่ 30 ตุลาคม 2566 และนำเงินภาษีส่งภายในวันที่ 7 ของเดือนพฤศจิกายน 2566 โดยให้ระบุ “เดือนที่จ่ายเงินได้พึงประเมิน” ในแบบ ภ.ง.ด.1 ว่าเป็นการจ่ายเงินได้ของเดือน “ตุลาคม”
1.2 บริษัท ข. จำกัด ได้จ่ายค่านายหน้าสำหรับเดือนสิงหาคมและเดือนกันยายน 2566 ให้กับพนักงานขายในเดือนตุลาคม 2566 ให้คำนวณหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายทันทีที่จ่ายเงินได้ในเดือนตุลาคม 2566 และนำเงินภาษีส่งภายในวันที่ 7 ของเดือนพฤศจิกายน 2566 โดยให้ระบุ “เดือนที่จ่ายเงินได้พึงประเมิน” ในแบบ ภ.ง.ด.1 ว่าเป็นการจ่ายเงินได้ของเดือน “ตุลาคม”
2. กรณีจ่ายเงินเป็นเช็คหรือตั๋วเงิน ให้คำนวณหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายตามวันที่ที่ลงในเช็คหรือตั๋วเงินนั้น ไม่ว่าผู้จ่ายเงินได้จะได้ส่งมอบเช็คหรือตั๋วเงิน ให้แก่ผู้มีเงินได้หรือไม่ และไม่ว่าผู้มีเงินได้จะได้นำเช็คนั้นหรือตั๋วเงินนั้นไปขึ้นเงินจากธนาคารหรือผู้จ่ายเงินหรือไม่ก็ตาม เช่น
2.1 บริษัท ก. จำกัด จ่ายบริการให้แก่บริษัท ข. จำกัดด้วยเช็คลงวันที่ 20 ตุลาคม 2566 แต่บริษัท ข. จำกัด มารับเช็คในวันที่ 15 พฤศจิกายน 2566 ดังนั้นบริษัท ก. จำกัดต้องหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายและออกหนังสือรับรองการหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายในวันที่ 20 ตุลาคม 2566 และนำเงินภาษีส่งภายในวันที่ 7 พฤศจิกายน 2566 โดยให้ระบุ “เดือนที่จ่ายเงินได้พึงประเมิน” ว่าเป็นการจ่ายเงินได้ของเดือน “ตุลาคม”
2.2 บริษัท ค. จำกัด ได้จ่ายเงินค่าเช่าอาคารสำนักงานให้แก่นาย ง. ในวันที่ 5 ตุลาคม 2566 เป็นเช็คลงวันที่ 5 พฤศจิกายน 2566 ให้บริษัท ค. จำกัด หักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายและออกหนังสือรับรองการหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายในวันที่ 5 พฤศจิกายน 2566 และนำเงินภาษีส่งภายในวันที่ 7 ธันวาคม 2566 โดยให้ระบุว่า “เดือนที่จ่ายเงินได้พึงประเมิน” ว่าเป็นการจ่ายเงินได้ของเดือน “พฤศจิกายน” และในกรณีที่ผู้จ่ายเงินมอบเช็คหรือตั๋วเงินให้แก่ผู้รับเงินแล้ว ต่อมาเช็คหรือตั่วเงินนั้นขัดข้อง ผู้จ่ายเงินยังคงมีหน้าที่หักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย ตามวันที่ที่ลงในเช็คหรือตั๋วเงินนั้นต่อไป เพราะถือว่าได้จ่ายเงินได้แล้ว
3. กรณีการจ่ายเงินได้โดยโอนเงินเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของผู้มีเงินได้ ให้คำนวณหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย ทันทีที่ผู้จ่ายเงินได้โอนเงินเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของผู้มีเงินได้ แม้ผู้มีเงินได้จะไม่ได้ไปถอนเงินจากธนาคารก็ตาม ให้ถือว่าได้มีการจ่ายเงินแล้ว เช่น
3.1 บริษัท ก. จำกัด ได้โอนเงินจ่ายค่าบำเหน็จในการออกของเข้าบัญชีเงินฝากกระแสรายวันให้กับบริษัท ข. จำกัด ซึ่งเป็นตัวแทนในการออกของ (Shipping)
3.2 บริษัท ค. จำกัด ได้โอนเงินเดือน ค่าจ้างเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารออมทรัพย์ให้กับพนักงานของบริษัทเป็นรายบุคคลทุกวันสิ้นเดือน
4. กรณีการจ่ายเงินได้เป็นทรัพย์สินหรือสิ่งของ ให้ผู้จ่ายเงินได้คำนวณหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายทันทีที่จ่ายเงินได้เป็นทรัพย์สินหรือสิ่งของ เช่น
4.1 บริษัท ก. จำกัด ได้แจกทองคำให้แก่พนักงาน เนื่องในเทศกาลปีใหม่สำหรับพนักงานที่ทำงานมาครบ 10 ปี
4.2 บริษัท ข. จำกัด ได้แจกรางวัลจากการชิงโชคจับฉลากให้แก่ผู้มีเงินได้เป็นรถยนต์จำนวน 1 คัน
5. กรณีการจ่ายเงินได้เป็นประโยชน์ที่คำนวณได้เป็นเงิน ให้ผู้จ่ายเงินได้คำนวณหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายทันทีที่จ่ายประโยชน์นั้นให้แก่ผู้มีเงินได้ เช่น
5.1 บริษัท ก. จำกัด ได้เช่าบ้านให้ลูกจ้างอยู่บ้านฟรีโดยไม่มีค่าเช่าจากลูกจ้าง
5.2 บริษัท ก. จำกัด ได้ให้ตั๋วเครื่องบินไปกลับกรุงเทพ – เชียงใหม่แก่ลูกจ้างเพื่อเป็นการพักผ่อนประจำปี
เรื่องพวกนี้นักรับทำบัญชีแต่ละบริษัทจะทราบดีอยู่แล้วว่าจะต้องนำจ่ายวันไหน เพื่อไม่ให้โดนค่าปรับย้อนหลัง