ผู้มีหน้าหักภาษี ณ ที่จ่ายต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายอย่างน้อยต้องมีข้อความตามแบบที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด หรือตามแบบที่ได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรแล้วให้แก่ผู้ถูกหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายจำนวน 2 ฉบับ มีข้อความตรงกันภายในกำหนดเวลา แล้วแต่กรณีและจัดทำตามวิธีดังนี้
1. กำหนดเวลาออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
กรณีจ่ายเงินได้ตามมาตรา 40 (1) (2) เช่น เงินเดือน ค่าจ้าง ค่านายหน้า บำเหน็จ ฯลฯ ผู้มีหน้าที่หักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย ต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ภายในวันที่ 15 กุมภาพันธ์ ของปีถัดจากปีภาษี (กรณีผู้ถูกหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายทำงานจนถึงสิ้นปีภาษี) หรือภายใน 1 เดือนนับแต่วันที่ผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายออกจากงานในระหว่างปีภาษี
กรณีการจ่ายเงินได้ตามมาตรา 40 (3) (4) (5) (6) (7) หรือ (8) แห่งประมวลรัษฎากร ผู้มีหน้าที่หักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายในทันทีทุกครั้งที่มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย
2. วิธีจัดทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ที่ผู้จ่ายมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายต้องออกให้แก่ผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย 2 ฉบับมีข้อความตรงกันนั้น อย่างน้อยต้องมีข้อความตามแบบที่กรมสรรพากรกำหนด อาจจะเพิ่มเติมข้อความด้านบนแต่ละฉบับก็ได้ คือ
ฉบับที่ 1 มีข้อความ “สำหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย ใช้แนบพร้อมกับแบบแสดงรายการ”
ฉบับที่ 2 มีข้อความ “สำหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย เก็บไว้เป็นหลักฐาน”
ผู้มีหน้าที่ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย จะทำสำเนาคู่ฉบับ (ฉบับที่ 3 นอกเหนือจากฉบับที่ 1 และ ฉบับที่ 2 ) ไว้เพื่อใช้เป็นหลักฐานสำหรับออกใแทนในกรณีที่หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ออกให้แก่ผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายแล้วแต่ชำรุดสูญหายก็ได้ การออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ให้ใช้วิธีถ่ายเอกสารและให้มีข้อความว่า “ใบแทน” ไว้ที่ด้านบนของเอกสารซึ่งผู้มีหน้าที่ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายต้องลงรายมื่อชื่อรับรองด้วย ในการจัดทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์จะไม่มีคำว่า “เล่มที่” ก็ได้
หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย เฉพาะกรณีที่บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลที่ตั้งขึ้นตามกฎหมายไทย ประกอบกิจการที่ต้องเสียภาษีเงินได้หลายอัตราหรือได้รับการลดอัตราภาษีเงินได้นิติบุคคลเป็นผู้จ่ายเงินปันผลหรือเงินส่วนแบ่งกำไรให้แก่ผู้รับซึ่งมีภูมิลำเนาอยู่ในประเทศไทย และเป็นผู้อยู่ในประเทศไทย หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายดังกล่าว จะต้องมีข้อความดังต่อไปนี้ด้วย
ก. กิจการที่ต้องเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลในอัตรา 30% ของกำไรสุทธิ
ข. กิจการในเขตส่งเสริมการลงทุนตามมาตรา 35 (2) แห่ง พระราชบัญญัติส่งเสริมการลงทุน
พ.ศ. 2520 ที่ต้องเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลในอัตรากึ่งหนึ่งของอัตรากำไรสุทธิ
ค. กิจการวิเทศธนกิจที่ต้องเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลในอัตรา 10% ของกำไรสุทธิ
ง. กิจการที่ต้องเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลในอัตราอื่นนอกจาก ก. ข. หรือ ค.
หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย จะต้องทำเป็นภาษาไทย หรือถ้าทำเป็นภาษาต่างประเทศต้องมีคำแปลเป็นภาษาไทยกำกับ ส่วนตัวเลขให้ใช้เลขไทยหรืออารบิก ผู้ใดประสงค์จะทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายเป็นอย่างอื่นนอกจากดังกล่าวข้างต้นแล้ว ให้ยื่นคำขออนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรก่อน และเมื่อได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรแล้วให้ปฏิบัติตามนั้น
กรณีจ่ายเงินได้พึงประเมินประเภทอื่นตามมาตรา 40 (3) (4) (5) (6) (7) หรือ (8) แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่งผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายเป็นรัฐบาล องค์การของรัฐบาล เทศบาล สุขาภิบาล หรือองค์การบริหารราชการส่วนท้องถิ่นอื่นเฉพาะกรณีที่จดแจ้งการหักภาษีไว้ในฎีกาเบิกเงินและได้มีการออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายตามระเบียบของทางราชการแล้ว ได้รับยกเว้นไม่ต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย