การจัดทำบัญชีพิเศษการหักภาษี ณ ที่จ่ายและการนำส่ง ตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีเงินได้และภาษีการค้า ฉบับที่ 4 เรื่อง กำหนดให้ผู้มีเงินได้หักภาษีเงินได้หรือภาษีการค้า ณ ที่จ่ายมีบัญชีพิเศษ โดยให้ผู้มีหน้าที่หักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายต้องจัดทำบัญชีพิเศษแสดงการหักภาษี ณ ที่จ่ายและการนำส่งภาษีอย่างน้อยต้องมีข้อความตามแบบที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดและให้กรอกข้อความดังต่อไปนี้
1. การกรอกข้อความในบัญชีพิเศษดังกล่าว สำหรับรายการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้แยกเป็น 2 กรณี คือ
- 1.1 กรณีตามมาตรา 3 เตรส แห่งประมวลรัษฎากร และ
- 1.2 กรณีอื่น
ส่วนรายการนำส่งภาษีให้แยกตามใบเสร็จรับชำระภาษีอากรของกรมสรรพากรเป็นรายฉบับ
2. วิธีกรอกข้อความในบัญชีพิเศษให้ปฏิบัติดังนี้
- 2.1 กรอกรายการหักภาษี ณ ที่จ่าย โดยรวมจำนวนเงินหักภาษี ณ ที่จ่ายประจำวันของแต่ละกรณีโดยให้แยกเป็นรายการหักจากบุคคลธรรมดา หรือบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล และกรอกรายการนำส่งภาษีประจำวัน โดยให้แยกตามใบเสร็จรับชำระภาษีอากรของกรมสรรพากรเป็นรายฉบับ เรียงลำดับก่อนหลังตามวันที่มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย หรือการนำส่งภาษี
- 2.2 เมื่อสิ้นวันสุดท้ายของเดือน ให้รวมยอดจำนวนเงินภาษีหัก ณ ที่จ่ายและจำนวนภาษีที่นำส่งแล้วทั้งสิ้นในเดือนนั้นของแต่ละรายการด้วย
3. การกรอกข้อความในบัญชีพิเศษให้ทำเป็นภาษาไทย
ถ้าทำเป็นภาษาต่างประเทศให้มีภาษาไทยกำกับ ส่วนตัวเลขจะใช้เลขไทยหรือเลขอารบิกก็ได้ หรือจะลงเป็นรหัสด้วยเครื่องจักรทำบัญชีก็ได้ แต่ต้องส่งคำแปลรหัสเป็นภาษาไทยต่อเจ้าพนักงานประเมินสำหรับท้องที่ที่สำนักงานของผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายนั้นตั้งอยู่ การกรอกข้อความดังกล่าวต้องให้แล้วเสร็จภายใน 3 วัน ทำการนับแต่วันถัดจากวันที่มีรายการดังกล่าวเกิดขึ้น
4. ให้ผู้มีหน้าที่หักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย เก็บรักษาบัญชีพิเศษไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี ที่สำนักงานที่มีการจ่ายเงินได้ และพร้อมที่จะให้เจ้าพนักงานประเมินตรวจสอบได้ทันที
5. กรณีต่อไปนี้ไม่ต้องจัดทำบัญชีพิเศษแสดงการหักภาษี ณ ที่จ่าย ตามประกาศกรมสรรพากร เรื่อง ให้ผู้มีหน้าที่หักภาษีเงินได้หรือภาษีการค้า ณ ที่จ่าย มีบัญชีพิเศษ ประกาศ ณ วันที่ 8 มิถุนายน 2531
- 5.1 การจ่ายเงินที่มีการตั้งฎีกาเบิกเงินจากคลัง
- 5.2 การจ่ายดอกเบี้ยเงินฝาก ดอกเบี้ยตั๋วเงินของธนาคาร สหกรณ์ บริษัทตามกฎหมายว่าด้วยการประกอบธุรกิจเงินทุน ธุรกิจหลักทรัพย์ และธุรกิจเครดิตฟองซิเอร์ หรือสถาบันการเงินที่มีกฎหมายโดยเฉพาะของประเทศไทยจัดตั้งขึ้นสำหรับให้กู้ยืมเงินเพื่อส่งเสริมเกษตรกรรม พาณิชยกรรม หรืออุตสาหกรรม
- 5.3 กรณีการจดทะเบียนสิทธิและนิติกรรมเกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์ซึ่งอยู่ในบังคับต้องหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย และต้องนำส่งต่อพนักงานเจ้าหน้าที่ผู้รับจดทะเบียนสิทธิและนิติกรรมในขณะที่มีการจดทะเบียน
- 5.4 กรณีอื่นตามที่อธิบดีกรมสรรพากรประกาศกำหนด
กรณีที่ไม่ต้องหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย
กิจการจ่ายเงินเป็นค่าบริการหรือรับจ้างทำของจะต้องมีการหักภาษี ณ ที่จ่ายหากการจ่ายเงินดังกล่าวเป็นการจ่ายชำระค่าซื้อสินค้าไม่มีหน้าที่ต้องหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย นอกจากนี้การจ่ายเงินได้บางประการก็ได้รับยกเว้นไม่ต้องหักภาษีด้วย เช่น ค่าเบี้ยประกันชีวิต ตัวอย่างการจ่ายเงินได้พึงประเมินที่ผู้จ่ายไม่ต้องหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย
- (1) การจ่ายค่าซื้อสินค้า เช่น
(ก) บริษัท ก จำกัด ประกอบกิจการขายสินค้าไม่ได้ประกอบกิจการขนส่งเป็นปกติธุระ ขายสินค้าให้แก่ลูกค้า โดยส่งสินค้าให้แก่ลูกค้าด้วย และเรียกเก็บค่าขนส่งเพิ่มจากค่าสินค้า ไม่ว่าจะเรียกเก็บค่าขนส่ง รวมกับราคาสินค้าหรือแยกออกจากราคาสินค้า ค่าสินค้ารวมกับค่าขนส่งถือเป็นเงินได้จากการขายสินค้า ผู้จ่ายเงินค่าสินค้าไม่ต้องหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย
(ข) บริษัท ข จำกัด ขายสินค้าพร้อมให้บริการติดตั้งสินค้าให้แก่ลูกค้าโดยรวมราคาสินค้าและค่าติดตั้งเข้าด้วยกัน ถือเป็นการขายสินค้าผู้จ่ายเงินค่าสินค้าไม่ต้องหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย - (2) การจ่ายค่าโดยสารสำหรับการขนส่งสาธารณะ เช่น ค่าโดยสารแท็กซี่ ค่าโดยสารเครื่องบิน ค่าโดยสารรถยนต์ขนส่ง
- (3) การจ่ายค่าเบี้ยประกันชีวิต
- (4) การจ่ายค่าบริการโรงแรมและภัตตาคาร